5分钟搞定!AI 写工作总结+ 自动生成 PPT
你好,我是清风徐来
这是《ChatGPT ,从入门到精通》 系列第 121 篇原创文章。
你是否碰到过这种情况:
手头工作一大堆了,办公室还催着你写工作总结?
你是技术专家,不想搞太多文字工作,或者文笔一般,实际做了很多事,临到写总结,却不知如何下笔?
职场小白,辛辛苦苦写总结,洋洋洒洒一大篇,交上去却被打回来,还被批总结不够全面、不够细致?
工作做得好,不如 PPT 做得好!工作自己做的,文字自己写的,PPT 却要让同事帮忙?
别急,今天就来讲讲如何利用 AI 辅助,写一份像样的工作总结,再生成一份精美的 PPT
5分钟搞定!
另,本公众号已开通 AI 学习 VIP 微信群!加入方式见这篇《普大喜奔!VIP 学习群已开通!入群方式+文章集锦》
随着科技的飞速发展,尤其是 GPT 面世以来,人工智能(AI)已经成为很多职场人日常工作的得力助手。
特别是文字撰写,AI 可以帮助我们更高效、更准确地完成任务。
然而,许多人还不清楚如何利用 AI 来优化写作流程。在这篇文章中,我们将探讨如何借助 AI 技术,来提升我们在撰写工作总结时的效率和质量。
笔者作为办公室万精油,组织了无数的项目计划、年度计划、月度计划的编制和总结,也给很多人做过计划管理培训。
什么 project,甘特图,WBS,关键节点、SMART,新人往往一脸懵逼,入门容易精通难!有了AI,一切都简单了!
实话实说,用 AI 做工作总结,一开始我也是抗拒的,AI 能有我这么懂计划管理吗?AI 能言简意赅的写一份从内容到文风,让自己,让领导满意的总结吗?
但当我实际使用之后,我发现,真的太方便了!
一、为什么用 AI 做工作总结?
工作总结是展示我们努力和成果的重要方式,但往往会因为时间紧迫或缺乏写作技巧而感到困难重重。如何才能在保证质量的前提下,快速地完成工作总结写作呢?
利用 AI 技术可以大大缩短撰写工作总结的时间,同时保证内容的质量和准确性。
AI 工具如语言生成模型,能够根据我们提供的输入,生成结构清晰、表达准确的文本。
此外,AI 还可以帮助我们分析数据,提取重要信息,为我们的总结提供有力的支持。
记住!AI 不是代替我们写工作总结,而是协助或者辅助我们写工作总结!
二、AI 工具
不同的场景,使用不同的工具
今天我们使用的 AI 工具完全免费!全部国内直达!
“周报生成器”写周报;讯飞星火、清风 AIchat 进行工作总结;讯飞星火、ChatPPT 制作 PPT
“周报生成器”:weeklyreport.avemaria.fun
《ChatGPT 周报生成器|简单描述工作内容,帮你生成完整周报》
讯飞星火:xinghuo.xfyun.cn
清风 AIchat:91chatgpt.com.cn
《国内直联 GPT!清风 AIchat 手把手保姆级使用教程,适合小白》
ChatPPT:motion.yoo-ai.com
三、具体使用
1、写周工作总结
登录网址:https://weeklyreport.avemaria.fun
我测试了七、八个周报生成器,这个是最好的,比讯飞星火的都好
简单描述工作,即可帮你生成完整周报
记住,用一句话清晰描述你的工作内容,才能让 AI 针对性的生成内容!
提示:“开展 A 公司股权收购尽职调查”
实话实说: 这个周报比好多投资助理写得全面,
具体用法参考前面的链接。
2、写月度/季度工作总结
以写一份信息部门的季度工作总结为例
(1)科大讯飞
登录 xinghuo.xfyun.cn
进入“助手中心”,在搜索栏 输入 “总结”
会出来一堆工作总结相关的助理,选择“工作总结大师”
注意:这里也有周报助手,但是试用后感觉不如 前面推荐的周报生成器总结到位
① 提示:“写一份 IT部的季度工作总结”
AI 答复如下:
这个总结初稿,不够细致,
第一,缺乏针对性,第二,缺乏数据支撑
② 调整后
提示:“写一份 IT部的季度工作总结,工作内容包括 信息系统实施、网络系统软硬件维护、员工电脑培训等,各项总结需要有数据支撑。”
你可以根据你自己所在组织,部门职责,近期工作内容,依样画葫芦完成提示。
AI 答复:
第二次答复,结构清晰、数据详实,是不是比第一次好很多?
你按照你的工作实际,将相关内容,数据替换即可。
核心的东西是你的工作,还是你做的,你的数据都是你自己的成绩,你只是让AI把它完善的给表达了出来。
所以,AI 只是辅助,人要去指挥 AI!
③ 如果你是新人,不知道工作内容怎么办?
很简单,有取巧的办法,如下:
方法 1:翻出你部门的部门职责、岗位职责,工作手册,熟悉一下。大部分部门的主要工作分类,都在上面了。
如果没有的话,找你们的办公室或者是人事部门要一下,这些都应该是有的。没有,就是他们的失职。或者你的主管没有传达到位。
也可以让你的HR在内部用AI建一个知识管理系统,参考以下文章:
《FastGPT,知识库AI !保姆级教程,5分钟上手》
方法 2:找到你的周报、月报,传给 AI
传的方法有两个,你可以复制成文字,一次性粘贴给 AI
也可以 将文件传给 AI,让 AI 总结。
目前,支持文件上传的 AI 如下
我推荐使用 claude(《国内直联+免费版 Claude AI 来啦!IT 小白开箱即食!》),和国产的 moonshot.cn(即将评测)
这两个 AI,可以一次性上传多个文件。尤其是 moonshot.cn,一次性可上传 50 个文件,每个不大于 100M。我传了一个 贵州茅台年报,它也轻松读取!
详细的长文撰写等我们下一篇文章 AI 做年度工作总结的时候再详细演示。
3、按格式写总结
有时候,公司会有固定格式,必须按套路写,或者表格提交,这也简单:
提示语:请总结信息部季度工作(可按前面实例补充),以表格格式输出,表头 包括序号、工作内容、是否重点工作、责任人、完成时间、完成情况、不足与建议。
AI 答复如下,你直接复制,或拖动复制到excel表,模板文件即可
如果你问,能否我输入文字,给一个表格格式,然后 AI 给我填好?
目前,只有、仅有 GPT4 能勉强做到 ,但没有实用价值,不如上面的方法来得快
空表格格式:
提示语:
GPT4 处理后的表格
4、做 PPT
(1)科大讯飞
① 到首页,选择 PPT 插件
② 输入提示语:
请制作一份:“IT部门二季度的工作总结PPT”
这里的提示,可以是你让 AI 生成,然后你手动微调满意后的文字,
你可以选择讯飞的 PPT 大纲来完成这步工作!
③ AI 制作 PPT
等 2-5 分钟就做好了!
(2)ChatPPT
登录 motion.yoo-ai.com
输入提示语:“做一份 IT部的季度工作总结PPT,工作内容包括 信息系统实施、网络系统软硬件维护、员工电脑培训等,各项总结需要有数据支撑”
效果和讯飞差不多。不满意风格,还可以让AI换!
四、其他
注意,除了选择合适的 AI 工具外
还可以利用 AI 进行以下工作:
数据分析:利用 AI 进行数据分析,快速提取关键信息和数据,为撰写工作总结提供实证支持。
草稿生成:使用 AI 工具生成工作总结的草稿,初步形成总结结构,并按需进行调整。
个性化优化:在 AI 生成的基础上,加入个人见解和感受,使工作总结更具个性和说服力。
校对与优化:利用 AI 工具进行语法检查和风格优化,确保文本的准确无误和易于理解。
上述内容我们会在下一篇AI写年度工作总结和计划里面来详细介绍。
总之:借助 AI 技术,我们不仅能够大大节省撰写工作总结的时间,还能保证内容的质量和准确性。赶快尝试利用 AI 技术,让你的工作总结更加出色吧!
最后,打个广告 清风 AIChat
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